WORK IN PROGRESS VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WORK IN PROGRESS VZW houdt zich in aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als WORK IN PROGRESS VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
WORK IN PROGRESS VZW
Gaversstraat 100
8530 Harelbeke
tinevanbelle@telenet.be
Telefoon : 0494/15 21 86
Contactpersoon: Mevr. Tine Van Belle
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom
Uw persoonsgegevens worden door WORK IN PROGRESS VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van WORK IN PROGRESS VZW en voor de registratie van betaling (uitvoering overeenkomst)
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting/ gerechtvaardigd belang)
- Van onze gebruikers voor het aanbod van onze organisatie (uitvoering overeenkomst)
- Van onze vrijwilligers om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving (wettelijke verplichting/ gerechtvaardigd belang)
- Van de leveranciers voor de betaling van de facturen en de correcte verwerking in de boekhouding (uitvoering overeenkomst)
- Van de contacten die onze organisatie heeft gehad of kan hebben om hen op een efficiënte manier te kunnen contacteren (gerechtvaardigd belang)
- Van de personen die een gift deden aan onze organisatie, o.m. om de fiscale attesten te kunnen opmaken volgens de wettelijke regels (wettelijke verplichting/ gerechtvaardigd belang)
- Van de potentiële donateurs die op geregelde tijdstippen worden gecontacteerd om een gift te doen (gerechtvaardigd belang)
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:
- Persoonlijke identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
- Financiële identificatiegegevens: bankrekeningnummersFacturatiegegevens
- Gegevens over de gezondheid en informatie omtrent psychosociale aspecten van het leven van de gebruikers van het aanbod van onze organisatie
- Gegevens van contact/vertrouwenspersonen van gebruikers.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.
Volgende gegevens worden ten slotte verwerkt nadat ze elders dan bij uzelf zijn verkregen:
Foto’s:
- Gerichte beelden zijn beelden waarbij de persoon of personen in kwestie gericht in beeld zijn genomen en duidelijk herkenbaar zijn ( close-up, beeld is gefocust op die bepaalde persoon,…). Voor gerichte beelden is steeds toestemming nodig. De toestemming moet niet schriftelijk zijn, maar kan ook mondeling of stilzwijgend worden gegeven.
- Niet-gerichte beelden die niet de intentie hebben bepaalde personen duidelijk in beeld te brengen, zijn eerder sfeerbeelden. Voor niet gerichte beelden is geen toestemming nodig. WORK IN PROGRESS VZW informeert hierbij dat er sfeerbeelden worden genomen tijdens activiteiten en dat deze ook kunnen gebruikt worden voor rapportage.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem …);
- het verzekeren van onze organisatie en vrijwilligers
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
- boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)
Met elk van deze partijen hebben we afspraken gemaakt om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
WORK IN PROGRESS VZW bewaart persoonsgegevens zo lang dat nodig is in het kader van het doel waarvoor de informatie wordt verwerkt of zo lang er een geldige reden is om uw persoonsgegevens te bewaren (Bv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen of om onze overeenkomsten ten uitvoer te leggen).
Indien u ons wil verzoeken om uw gegevens niet meer te gebruiken, kunt u contact met ons opnemen op tinevanbelle@telenet.be.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens WORK IN PROGRESS VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit ( Privacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.
Wijziging privacy statement
WORK IN PROGRESS VZW kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.
Eerste versie dd. 20/06/2019